Guía de uso de TDIGITAL Sync for Zoho & SAPB1

Fecha de actualización: 2026-04-20

Objetivo: explicar a un usuario administrador qué resuelve TDIGITAL Sync for Zoho & SAPB1 y cómo se usa en su operación básica.

Qué es TDIGITAL Sync for Zoho & SAPB1

TDIGITAL Sync for Zoho & SAPB1 conecta Zoho CRM con SAP Business One para ordenar la operación comercial entre CRM y ERP.

La solución combina:

• una extensión de Zoho CRM
• un widget de onboarding y reanudación
• Functions Deluge para orquestar el arranque y las llamadas controladas
• un middleware multi-tenant con trazabilidad operativa

Qué valor aporta al negocio

La propuesta busca ayudar a empresas que ya usan Zoho CRM y SAP Business One a evitar datos duplicados y ahorrar tiempo al equipo comercial al reducir tareas manuales y retrabajo entre ambas plataformas.

En el alcance comercial base conviene destacar:

• información comercial de cuentas y contactos
• pedidos
• facturación
• productos y disponibilidad comercial
• operación comercial con información más consistente
• onboarding intuitivo y guiado desde Zoho Marketplace

Cuentas, contactos y condición de cliente

En Zoho CRM pueden existir cuentas y contactos que todavía no deban considerarse clientes activos en SAP Business One.

La solución parte de esa base comercial y permite contemplar escenarios donde la creación o actualización del cliente en SAP quede sujeta a un hito comercial definido para la implementación. Una vez activa la condición de cliente, la información puede mantenerse alineada entre Zoho CRM y SAP Business One para sostener una operación más consistente.

El comportamiento exacto que quedará publicado como estándar debe validarse por release, especialmente si la activación del cliente en SAP se resuelve:

• con una condición fija por defecto
• o con distintas opciones de ejecución según el proceso comercial del cliente

Productos, stock y disponibilidad comercial

Para el release base, el módulo de productos debe tratarse como un flujo principalmente orientado desde SAP Business One hacia Zoho CRM.

La lógica operativa es esta:

• cuando el cliente administra inventario en SAP Business One, conviene sostener una única base maestra de productos
• Zoho CRM debe poder consumir esa información para que el equipo comercial trabaje con más contexto al momento de cotizar

Por eso, el valor comercial del módulo de productos no es solo sincronizar información. También debe contemplar visibilidad sobre:

• disponibilidad de stock
• almacén donde se encuentra disponible

Esto permite cotizar desde Zoho CRM con mejor información operativa, sin depender del uso directo de SAP para esa consulta.

Evolución posible:

• en una segunda versión, la integración podría ampliarse a sincronización bilateral para empresas de servicios o para escenarios donde el maestro de productos y servicios se quiera centralizar desde Zoho CRM

Guardrail de release:

• hasta congelar el build enviado, no conviene declarar públicamente que la sincronización de productos es bilateral en la versión base

Pedidos y continuidad entre CRM y ERP

El módulo de pedidos debe entenderse como un proceso bilateral entre Zoho CRM y SAP Business One.

Flujo comercial principal:

• desde Zoho CRM, el equipo comercial puede convertir una cotización en pedido y confirmarlo para que se cree en SAP Business One

Continuidad operativa:

• una vez creado en SAP, el pedido puede seguir circuitos operativos o de aprobación
• la actualización bilateral permite reflejar ese avance en Zoho CRM para evitar que el equipo comercial siga editando pedidos ya en gestión operativa
• esa actualización también debe permitir ver si el pedido fue entregado de forma total o parcial, incluso por línea, para que el seguimiento comercial no dependa de consultar SAP directamente

Consistencia comercial cuando el pedido nace en SAP:

• en algunos escenarios el pedido puede originarse en SAP Business One sin pasar por el proceso comercial en Zoho CRM
• en esos casos, la lógica objetivo contempla reflejarlo en Zoho CRM creando:
• la oportunidad
• la cotización
• el pedido
• los tres registros deben quedar vinculados al cliente activo para mantener consistencia en el seguimiento y en los paneles comerciales

Guardrail de release:

• hasta congelar el alcance final, no conviene publicar como comportamiento estándar la creación automática de esos tres registros desde un pedido originado en SAP si ese flujo todavía depende del alcance acordado para cada implementación

Facturación desde SAP hacia Zoho CRM

Para el release base, la facturación debe tratarse como un flujo principalmente orientado desde SAP Business One hacia Zoho CRM.

Regla funcional base:

• toda factura emitida en SAP Business One debe reflejarse en Zoho CRM
• la factura debe quedar vinculada al cliente activo
• si en SAP existe un pedido relacionado y ese pedido ya forma parte del contexto integrado, la factura también debe reflejar esa relación en Zoho CRM

Documentos fuera de alcance comercial base:

• el módulo de remitos no forma parte del alcance actual
• si una factura se origina desde una cotización creada en SAP y esa cotización no forma parte del alcance integrado, la factura debe reflejarse en Zoho CRM como documento vinculado al cliente, sin reconstruir automáticamente un proceso comercial que hoy no está en alcance

Recomendación operativa:

• no conviene promover el uso de cotizaciones desde SAP como proceso comercial principal
• cuando el cliente trabaja con propuestas comerciales, conviene orientar ese proceso hacia Zoho CRM y sus plantillas, automatizaciones y flujos de envío

Estado de la factura:

• la factura debe reflejar correctamente su estado operativo en Zoho CRM
• si la factura quedó cancelada, el seguimiento debe poder distinguir si corresponde a pago o a nota de crédito cuando esa información esté disponible desde SAP
• si la factura tiene pedido relacionado, esa relación debe mantenerse visible en el contexto comercial

Evolución posible:

• el módulo de notas de crédito queda como candidato de segunda versión
• el módulo de remitos también requiere evaluación aparte si se decide incorporarlo en una versión posterior

Guardrail de release:

• hasta congelar el build enviado, no conviene declarar públicamente el módulo de notas de crédito como parte del alcance integrado

Usuarios comerciales y trazabilidad de propietario

La referencia del ejecutivo comercial entre Zoho CRM y SAP Business One depende de la edición y de la estrategia de asignación definida para la implementación.

En escenarios Free y Estándar:

• si el ejecutivo comercial también existe como usuario en SAP, los registros pueden conservar mejor su propiedad en ambos entornos
• si no existe un usuario equivalente en SAP, los registros creados o actualizados en SAP pueden quedar a nombre del administrador técnico
• cuando esos cambios vuelven desde SAP hacia Zoho CRM, la trazabilidad directa del ejecutivo puede degradarse si no existe equivalencia de usuario

En escenarios Profesional:

• la solución puede preservar la referencia comercial sin exigir licencias en ambos entornos
• esto requiere mapear el ejecutivo de Zoho CRM contra un identificador comercial en SAP, como un campo custom de vendedor o una tabla de personal custom
• de esa manera, Zoho CRM puede seguir mostrando al ejecutivo como propietario comercial, mientras SAP conserva el owner técnico y la referencia de vendedor configurada

Recomendación operativa:

• si el cliente usa Free o Estándar y necesita trazabilidad de propietario, conviene que los ejecutivos relevantes tengan usuario equivalente en SAP
• si usa Profesional, conviene definir la estrategia de equivalencias y fallback antes de activar sincronizaciones de clientes y pedidos

Guardrail de release:

• hasta congelar el release, no conviene comunicar públicamente una política única de propietarios si esa lógica todavía depende de configuración por cliente

Conceptos clave

• tenant
• representa el contexto lógico del cliente dentro del middleware
• membership
• define el acceso del usuario a uno o más tenants
• Settings Widget
• punto de entrada embebido en Zoho CRM para consultar o reanudar el onboarding
• panel
• interfaz web unificada para administración y operación
• correlationId
• identificador técnico usado para trazabilidad de eventos

Flujo básico de uso

1. instalar la extensión en Zoho CRM
2. permitir que post-install inicie o reanude el onboarding
3. abrir el Settings Widget
4. revisar el estado actual y seleccionar el plan
5. si corresponde, activar la prueba inicial de 15 días sobre la edición Profesional, o seleccionar Free si el escenario usa el alcance base y acepta el límite diario previsto de 100 registros
6. ingresar al panel unificado cuando el acceso haya sido provisionado
7. continuar con la configuración operativa del entorno

Inicio de sesión y acceso

El panel soporta hoy:

• login con usuario y clave
• login alterno por OTP
• establecimiento o restablecimiento de clave por OTP

Si el usuario tiene más de un tenant activo:

• la UI expone selector de tenant
• el tenant activo puede fijarse como default

Qué ve el administrador en el widget

El widget fue diseñado para:

• inicializar el contexto de Zoho CRM
• consultar el estado del onboarding
• mostrar el siguiente paso del flujo
• confirmar el plan
• dejar preparado el acceso inicial a la solución para continuar la puesta en marcha

El widget no expone secretos ni realiza lógica sensible directamente contra SAP.

Qué ve el administrador en el panel

Según el rol y el estado del tenant, el panel puede mostrar:

• autenticación y cambio de contexto
• estado del onboarding
• vistas administrativas
• observabilidad técnica y operativa

En el estado real del proyecto también existen capacidades administrativas para:

• OTP
• variables
• workflows
• canales
• workers
• backups y restores

Buenas prácticas recomendadas

• usar cuentas administrativas reales y autorizadas para el onboarding inicial
• validar primero en una org y tenant de prueba
• mantener documentado qué módulos y mapeos entran en alcance
• usar identificadores de correlación cuando se investiguen errores
• evitar compartir credenciales SAP fuera de los canales seguros definidos por la operación
• apoyarse en la guía de configuración para administradores antes de solicitar asistencia opcional

Soporte y escalamiento

El usuario debe registrar para soporte:

• tenant afectado
• org Zoho afectada
• timestamp aproximado
• mensaje de error visible
• correlationId si está disponible

Documentos relacionados

• install-guide.md
• setup-guide.md
• faq.md